Un chef de projet et ses compétences
Les entreprises, grandes et petites, se digitalisent à un rythme croissant. Les ventes, le marketing et la communication ont tous changé de manière spectaculaire au cours des dix dernières années. L’entreprise contemporaine est digitale, des bases de données performantes à la stratégie des médias digitaux. Le chef de projet est un acteur important de cette transition, il l’accompagne et l’exécute.
Le domaine d’expertise du chef de projet
Les responsabilités du chef de projet sont variées et nécessitent un ensemble de compétences diverses :
- crée les spécifications et s’assure qu’elles sont suivies du début à la fin.
- se conformer aux souhaits du client tout en respectant les délais et les budgets.
- Réalise le travail dans le respect des spécifications de qualité du client.
- Contrôle la rentabilité et l’avancement du projet.
En résumé, le chef de projet intervient à toutes les étapes du projet, de la conception à la réalisation.
Compétences managériales
Chef d’orchestre du projet, il doit mêler un esprit de synthèse qui lui permet d’envisager rapidement les points de départ et d’arrivée du projet et un esprit d’analyse qui lui permet de décrire chaque aspect de l’opération.
Voici les qualités génériques les plus souvent demandées :
- La capacité à gérer un projet
- La capacité à mener de nombreuses réunions avec des interlocuteurs variés.
- Un haut niveau de résistance au stress
- Une aptitude à la gestion d’équipe
Compétences techniques
Sans être un expert dans tous les aspects du projet, il doit maîtriser certaines techniques :
- Comprendre les logiciels de gestion de projet (diagrammes de Gantt, tableau Kanban…).
- Maîtriser les outils de gestion pour coordonner le projet.
- Mesurer la répartition de la charge de travail notamment à l’aide de logiciels modifiés.
- Capable de gérer plusieurs projets à la fois dans des disciplines aussi diverses que le commerce électronique, le multimédia ou le webmarketing.
Toutes ces technologies de gestion permettent le suivi quotidien des projets, la participation d’équipes ad hoc et l’échange d’informations. En outre, elles donnent à la direction une visibilité à long terme sur les initiatives en cours.
Les qualités humaines :
Capacité à résoudre les problèmes
La capacité à résoudre les difficultés est une qualité très appréciée. Les personnes incapables de prendre une décision ne conviennent pas à ce poste. Il est rare qu’un projet se déroule exactement comme prévu. Il y a toujours des inconnues : employés manquants, nouvelles exigences des consommateurs, pannes des systèmes informatiques, etc. Le chef de projet doit être capable de réfléchir aux solutions possibles et, surtout, de choisir la meilleure.
Le sentiment d’organisation
Un solide sens de l’organisation, qu’il soit inné ou appris, est crucial pour un chef de projet efficace. Il est en charge de différents projets et équipes. Il doit parfois utiliser jusqu’à dix outils de gestion distincts, acquérir des informations disparates et donner du sens à tout cela. La gestion efficace du temps est l’une des clés de la réussite de tout projet.
Leadership
Un chef de projet est, comme son nom l’indique, un leader. Avoir une autorité hiérarchique ne garantit pas la réussite d’un projet. Il doit être un leader efficace. À cet égard, il sait comment encourager les équipes, les orienter vers un objectif commun et attrayant, les recentrer si nécessaire et, surtout, maintenir un équilibre entre son objectif (la réalisation du projet) et les liens entre chaque collaborateur.
Entrer dans les détails du projet
Un projet est une série d’étapes, dont chacune dépend de celle qui la précède. Il appartient au chef de projet de les valider une à une.
- Définition de la portée du projet : objectifs, délais et budget
- Définition du calendrier à respecter.
- Création d’un briefing du projet permettant de partager le contenu du projet.
- Réunion de lancement du projet : répondre aux questions, définir les objectifs et les tâches à accomplir.
- Élaboration et publication de la stratégie globale, qui comprendra des indicateurs de réussite et un calendrier détaillé.
Les erreurs à éviter
Un excellent projet a un calendrier et un budget bien définis. Son résultat est quantitatif, et ses étapes sont bien définies. Telle est la meilleure formule. En revanche, les erreurs suivantes sont à éviter :
Des objectifs mal définis
L’une des erreurs les plus typiques est que l’objectif semble tellement évident qu’il n’est pas complètement étoffé. Par exemple, une entreprise souhaite rafraîchir son site web sans préciser ce qu’elle en attend : vendre, générer plus de prospects, générer une carte de visite… Un site web informatif n’est pas toujours un outil de vente.
Une chaîne de responsabilité floue
Qu’il s’agisse d’une petite ou d’une grande organisation, les responsabilités doivent être clairement définies. Le chef de projet doit comprendre qui décide, qui vérifie, et qui doit être contacté sans prendre de décision…
Demandes du client pour des projets irréalisables ou en retard
Le projet est réalisé pour le client. Une communication fluide, organisée, motivée et écrite est requise. Le client doit pouvoir suivre les phases du projet (compte-rendu de réunion, rétroplanning, etc.) et participer à son développement continu. Il doit également confirmer les étapes du parcours afin d’éviter tout retour en arrière. Pour minimiser les surprises à l’issue du projet, il est préférable d’être attentif aux retours de l’utilisateur final et d’intégrer ses suggestions à l’aide d’outils de reporting (fonctionnalité incluse dans les logiciels de gestion de projet).
Le recours à un chef de projet nécessite une méthodologie de travail distincte : le mode projet. Il encourage la collaboration entre équipes autour de spécifications communes. La prolifération des technologies de collaboration contraint et pousse les entreprises à faire évoluer leurs méthodes de travail.
