La certification Qualiopi, instaurée par la loi » Avenir » le 5 septembre 2018, remplacera le référencement Datadock au 1er janvier 2022. La plupart des organismes de formation (OF) ont peur de cette certification qualité car ils ne savent pas comment l’aborder.
Pourtant, Qualiopi apporte d’énormes avantages aux organismes qui la reçoivent. Non seulement le label Qualiopi atteste de la qualité de l’organisme, mais il constitue également l’une des conditions pour obtenir le soutien du public. Il garantit la fiabilité du système de formation des élèves.
Le rôle des organismes de préparation à la certification Qualiopi
De nombreux organismes peuvent vous aider à préparer l’audit afin d’accélérer l’accès à la certification. Les organismes d’aide à la certification sont utiles grâce à leur connaissance approfondie du référentiel et des normes applicables. Ils peuvent vous faire gagner du temps, de l’énergie et peut-être même de l’argent en vous évitant de refaire l’audit.
Est-il nécessaire de faire appel aux services d’un organisme préparatoire ?
Votre point de contact pour la procédure de certification est un organisme préparatoire à la certification Qualiopi. Ils vous accompagneront de la préparation du label à sa certification. Leur aide peut être cruciale, car les organismes de formation se jettent souvent dans l’inconnu au début de la préparation. Ils n’ont pas l’habitude et ne comprennent pas les besoins d’un système qualité digne de ce nom.
Le cycle de certification Qualiopi dure trois ans. Il commence par un premier audit, qui permet à l’autorité de tutelle de confirmer que les critères de qualité nécessaires sont respectés. C’est à ce moment que l’organisme d’appui à la certification Qualiopi entre en jeu.
Sa parfaite compréhension des processus qualité en fait l’interlocuteur approprié pour défendre vos intérêts auprès des certificateurs et des auditeurs. L’organisme d’accompagnement est un professionnel, capable de décrire vos méthodes qualité à l’auditeur et de les défendre avec des preuves réelles. Il vous aide à mettre en place dans votre structure les 7 normes de qualité prévues par le référentiel national de qualité (NQRS) et les 32 indicateurs qui en découlent.
En revanche, passer de nombreuses heures chaque semaine à préparer votre certification Qualiopi réduirait sans doute votre productivité. Et c’est certainement le plus grand intérêt concret de l’organisme de préparation. Vous ne pourrez pas compléter vos formations si vous consacrez du temps à Qualiopi. Vous êtes libéré de cette contrainte grâce aux organismes de préparation. Ils prennent en charge la préparation de l’audit initial pendant que vous vous concentrez sur vos tâches au sein du bureau de formation. La mise en conformité des référentiels de formation matérielle et technique est un travail à plein temps.
La préparation d’un audit Qualiopi prend généralement 3 à 6 mois, en fonction de la maturité organisationnelle de l’organisme au moment de la préparation.
Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
L’audit commence par une réunion initiale des parties concernées : l’auditeur, l’audité, et éventuellement le coach. Cette réunion peut être divisée en quatre parties :
- Diagnostic préliminaire pour situer l’établissement audité en référence aux exigences de Qualiopi ;
- Mise en œuvre de la norme et préparation à la certification avec l’organisme de soutien ;
- Audit préparatoire pour déterminer le degré de conformité avant l’intervention de l’institut d’audit ;
- L’audit définitif permet d’attribuer l’accréditation Qualiopi si toutes les normes sont satisfaites.
L’assistance de l’organisme préparatoire ne s’arrête pas à l’obtention du label Qualiopi. Il sera à vos côtés pendant toute la durée de validité du label.
Il vous aidera à préparer les deux audits à venir :
- L’audit de surveillance : pour vérifier la bonne application de la norme.
- Audit de renouvellement : pour prolonger la validité de la certification.
Les 5 meilleures organismes accompagnateurs
Le processus de certification Qualiopi est déjà en place. Si ce n’est pas déjà fait, il vous faudra travailler rapidement et efficacement avec les organismes de bilan de compétences, les organismes de formation, les centres de formation d’apprentis et les centres de validation des acquis de l’expérience. Découvrez ci-dessous le classement des organismes de préparation en termes d’efficacité et de qualité de service.
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Digi-Certif
Digi-Certif est le leader du secteur en matière d’accompagnement à la certification Qualiopi. Digi-Certif, qui a préparé des centaines d’organismes de formation, fournit une aide tout au long de la vie de l’organisme de formation. Ils peuvent vous aider à obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA), à passer la certification Qualiopi, à qualifier vos formations pour le Compte Personnel de Formation (CPF). Avec Digi-Certif, vous pouvez obtenir votre certificat Qualiopi en peu de temps et sans effort. Conscients de l’importance de ce label de qualité, ils vous attribuent un spécialiste de la qualité qui gérera votre dossier du début à la fin.
Il s’agit d’un formateur expert certifié qui peut répondre à toutes vos préoccupations concernant la manière de gérer correctement votre OF. L’avantage supplémentaire du Digi-Certif est qu’il peut être utilisé pour tous les aspects de la gestion des organismes de formation. C’est une sorte de service intégré pour votre entreprise !
Digi-Certif offre également l’avantage de travailler avec des organisations de tailles diverses. Leur site Web montre qu’ils ont une clientèle composée à la fois de grands organismes de formation et d’indépendants.
En fonction de votre taille et de votre budget, l’organisme certificateur vous propose plusieurs solutions. Il vous suffit de choisir celle qui vous convient pour commencer à préparer la certification.
Compte tenu de la proportion de réussite obtenue au cours de ses années d’assistance à Qualiopi, Digicertif mérite d’être classé au premier rang.
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Centre Inffo
Centre Inffo est un organisme préparateur à Qualiopi qui fournit un enseignement complet sur le sujet. Sa grande expérience en tant qu’acteur du développement des compétences parle d’elle-même. Le matériel et le format de formation sont entièrement personnalisés :
Vous décidez entre le présentiel et le distanciel, vous définissez l’environnement d’apprentissage, vous sélectionnez les membres de l’équipe pédagogique et le formateur, vous discutez du sujet selon vos besoins avec un formateur expert, etc.
L’organisme vous fait part des problèmes et des besoins du RNQ tout au long de son assistance. Il vous prépare à l’audit en alignant votre organisation sur les normes de Qualiopi. L’excellent accompagnement de l’expert vous permettra de choisir le certificateur en toute connaissance de cause. Il pourra également vous aider à mettre en place une méthode pour développer une démarche de qualité.
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AFNOR
AFNOR est une autorité de certification accréditée par le COFRAC et le partenaire privilégié de la certification Qualiopi. Sa compréhension de la démarche et des attentes du référentiel garantit l’efficacité de son assistance. La formation d’AFNOR aborde les caractéristiques importantes du label Qualiopi, dont les critères.
De plus, l’organisme prend en compte les critères tout au long de la procédure de certification et examine la situation réelle du client. Son programme de formation s’adresse à une clientèle variée. Il peut être individuel (interne) ou collectif (inter-entreprises). Il existe également une offre de formation personnalisée qui comprend les prestations suivantes :
- Diagnostic et suivi de la progression de la structure ;
- Formation au système national d’assurance qualité ;
- Planification des principales actions pour atteindre l’objectif ;
- Audits réalisés en amont de l’intervention sur site.
L’offre d’accompagnement AFNOR est adaptée à toutes les structures :
- Organismes de formation ;
- Centres de formation d’apprentis (CFA) ;
- Bilan de compétences ;
- Validation des acquis de l’expérience (VAE).
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AFDAS
L’AFDAS est un opérateur de compétence (OPCO). Un kit de préparation Qualiopi est fourni aux personnes intéressées. Cette assistance prend la forme d’une documentation sur la norme en vigueur, plutôt que d’une formation. Les outils fournis se veulent clairs et simples, dans le but de mettre votre organisation en conformité avec le RNQ.
Sur son site internet, l’AFDAS présente les méthodes recommandées pour mettre en œuvre votre démarche qualité. Elle répond à toutes vos questions concernant la nouvelle norme, notamment :
- Pourquoi passer par Qualiopi ?
- Comment préparer le premier audit ?
- Votre organisation est-elle obligée d’utiliser les 32 indicateurs et les 7 critères ?
- Qu’est-ce qui est inclus dans le cycle de certification ?
Il s’agit du compagnon approprié pour mener à bien la procédure de certification sans l’aide d’autres personnes. Ces documents permettent également la création d’une base de données relative à votre identification. Les kits AFDAS sont conçus pour être aussi complets que possible, mais ils ne valent pas la peine de fournir une aide utile.
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Certiforma
L’accompagnement à la certification Qualiopi de Certiforma, tout comme l’AFDAS, est basé sur des packs de documents. Ceux-ci fournissent un matériel pré-construit pour vous aider à créer un plan d’action crédible. Les kits suivants peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques :
- Création d’un nouvel organisme de formation conforme aux normes du référentiel ;
- Mise aux normes des techniques et des installations de formation en vue de l’obtention du certificat Qualiopi.
Les ressources de la plateforme sont adaptées aux besoins des certificateurs et des auditeurs. Même s’ils ne sont pas aussi efficaces qu’une aide humaine, le pack de documents Certiforma présente de nombreux avantages. D’une part, il vous permet d’amortir les frais de certification tout en accélérant le processus. D’autre part, vous pouvez commencer votre préparation à votre propre rythme et disposer de toutes les connaissances nécessaires pour éviter de commettre des erreurs.
