Les clés pour choisir un logiciel GED adapté à votre entreprise

Les entreprises doivent faire face à un volume croissant de documents numériques, ce qui peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour la gestion de l’information. Pour y remédier, de nombreux acteurs ont développé des logiciels de gestion électronique de documents (GED) pour aider les entreprises à gérer efficacement leur documentation. Mais avec la multitude d’options disponibles sur le marché, il peut être difficile de savoir comment choisir le meilleur logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Dans cet article, nous allons vous donner les clés pour choisir efficacement un logiciel GED adapté à votre entreprise.

Logiciel GED : Définition 

Un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil informatique conçu pour gérer les documents numériques d’une entreprise. Il permet de stocker, organiser, rechercher, partager et protéger les documents de l’entreprise en les rendant accessibles à tous les membres de l’organisation qui en ont besoin. Les documents peuvent être de différents types, tels que des fichiers Word, Excel, PDF, des images, des vidéos, des courriers électroniques, des factures, etc. Les logiciels GED offrent des fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion des documents, telles que la reconnaissance de texte, la numérisation, l’indexation, la classification, la versioning, la sécurité, l’archivage et la sauvegarde. L’objectif d’un logiciel GED est de permettre aux entreprises de mieux gérer leur information, d’accélérer les processus métier et de réduire les coûts liés à la gestion des documents.

Comment mettre en place un logiciel de GED : les étapes à suivre 

Voici les étapes à suivre pour mettre en place un logiciel de GED adapté dans votre entreprise :

  1. Identifier les besoins : La première étape consiste à identifier les besoins de votre entreprise en matière de gestion de documents. Quels sont les types de documents que vous souhaitez gérer ? Qui a besoin d’y accéder ? Comment les documents sont-ils actuellement gérés ? Quels sont les problèmes rencontrés ?
  2. Évaluer les options de logiciels GED : Ensuite, vous devez évaluer les options de logiciels GED disponibles sur le marché. Il est important de comparer les fonctionnalités, les prix, les évaluations et les avis des utilisateurs pour trouver celui qui répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.
  3. Planifier la mise en œuvre : Avant de mettre en place le logiciel GED, vous devez planifier la mise en œuvre. Il est important de définir les rôles et les responsabilités, les délais, le budget et les ressources nécessaires.
  4. Configurer le logiciel : La configuration du logiciel GED consiste à définir les paramètres et les options pour qu’il fonctionne conformément aux besoins de votre entreprise. Vous devrez également définir les autorisations d’accès et les flux de travail pour assurer la sécurité des données.
  5. Importer les documents : Une fois que le logiciel GED est configuré, vous pouvez importer les documents numériques existants dans le système. Il est important de bien organiser les documents en fonction de leur type et de leur contenu pour faciliter leur recherche ultérieure.
  6. Former les utilisateurs : La formation des utilisateurs est essentielle pour s’assurer que tous les membres de l’entreprise sachent comment utiliser le logiciel GED et en tirent le meilleur parti. Il est important de former les utilisateurs sur les fonctionnalités de base, les bonnes pratiques et les procédures à suivre.
  7. Suivre l’adoption et la performance : Enfin, il est important de suivre l’adoption du logiciel GED par les utilisateurs et de surveiller ses performances pour identifier les améliorations potentielles et résoudre les problèmes éventuels.

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