Le succès d’un projet dépend du suivi. Le suivi du projet est une étape très importante dans le processus de mise en œuvre du projet et remplit toutes les conditions pour atteindre les objectifs. Compte tenu de son importance, sa mise en œuvre ne doit pas être banalisée. Cela nécessite d’apprendre comment et les bons outils. Comment mettre en place un suivi efficace de l’avancement du projet ? On vous explique tout !
Qu’est-ce que le suivi de projet ?
Le suivi de projet est le processus consistant à fournir aux chefs de projet un retour d’information sur les progrès accomplis vers la réalisation des objectifs initialement fixés. C’est donc un moyen essentiel et permanent de mettre en place des mesures et, si nécessaire, des actions correctives pour la réussite du projet. Pour ce faire, on nous pose généralement la question : « Est-ce que tout se passe comme prévu ? » Basé principalement sur la question suivante : « Est-ce que je progresse vers les objectifs fixés ? ».
Le suivi de l’avancement du projet est également important pour l’évaluation finale du projet. Il existe deux principaux types de suivi :
- Surveillance du processus qui mesure les moyens par lesquels les objectifs sont atteints. Cela signifie utiliser les données que vous entrez, l’avancement de l’activité et les informations sur son exécution.
- Suivi de l’impact, qui examine l’impact des activités du projet sur les objectifs.
Pourquoi suivre l’avancement du projet ?
Sans un suivi efficace de l’avancement du projet, les chefs de projet ne peuvent pas mieux déterminer si les activités évoluent dans la bonne direction. Il n’est pas non plus possible de déterminer si des progrès ont été réalisés par rapport aux résultats attendus. Il est également impossible de savoir si de nouvelles mesures doivent être prescrites et adaptées pour obtenir un meilleur impact. La surveillance peut prédire les probabilités afin d’éviter les retards et les dépassements de budget. De plus, les résultats des projets bénéficiant d’un suivi adéquat sont généralement durables à long terme. Plusieurs outils sont à votre disposition pour suivre efficacement vos projets. Il y a entre autres des réunions de suivi, des diagrammes, notamment des diagrammes de Gantt, des tableaux en mode Kanban. Il existe aujourd’hui plusieurs logiciels de gestion de projet, comme monday.com, qui facilitent la vie des chefs de projet et de leurs équipes.
Outils pour suivre les projets
Afin de mettre en place un suivi de projet efficace, il est indispensable de considérer un certain nombre d’outils pour l’équipe projet. En général, les plus couramment utilisés sont :
Réunion de suivi
Très important, les réunions de suivi rassemblent les membres de l’équipe de projet afin qu’ils puissent maintenir le rythme et la cadence dans l’exécution du projet. Lors de ces réunions régulières, généralement tenues chaque semaine, l’équipe de projet examine l’avancement des tâches, aborde les problèmes et les obstacles et définit des solutions pour progresser. Il offre l’opportunité de relier les membres de l’équipe de projet à une vision et à des objectifs communs.
Diagramme de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont l’un des outils les plus utilisés dans le monde pour organiser et planifier de manière optimale les tâches d’un projet. Il s’agit d’une méthode très simple qui vous permet de :
- Déterminer les délais pour terminer les activités du projet.
- Afficher la progression des tâches, en particulier les tâches parallèles.
- Identifier les marges au niveau des tâches spécifiques.
- Visualisez facilement le respect des prévisions et les retards.
Tableau en mode Kanban
Un tableau Kanban est une approche de travail basée sur un système de cartes qui indique toujours quand et quelles tâches doivent être effectuées et quelles tâches ont déjà été réalisées. Il est disponible en ligne et divise les tâches en plusieurs colonnes de tableau (TODO, OPEN, IN PROGRESS, DONE). Il s’agit d’une approche très pratique qui encourage la communication sur l’avancement du projet. Chaque membre de l’équipe de projet peut surveiller l’achèvement des tâches de son propre point de vue et identifier rapidement les niveaux d’obstacles. Les chefs de projet en particulier peuvent examiner, ajuster et améliorer les résultats de cette manière.
Logiciel de gestion de projet
Comme mentionné précédemment, il existe aujourd’hui plusieurs logiciels de gestion de projet sur le marché. Certains de ceux que nous avons testés offrent d’excellentes fonctionnalités qui permettent à tout responsable de gérer efficacement un projet du début à la fin, quelle que soit la taille du projet. Ses nombreux outils permettent une mise en œuvre optimale des projets, tant en termes de respect des délais que d’atteinte des résultats. Par exemple:
- Définir et suivre les indicateurs clés de performance.
- Attribuez des tâches spécifiques aux membres de l’équipe de projet.
- Surveiller et mesurer les performances et les résultats obtenus.
- Planifier les tâches et respecter les délais.
- Disposez de données fiables en temps réel sur les tendances budgétaires et plus encore.
Ces solutions de gestion de projet sont donc très pratiques et offrent un aspect systématique et collaboratif. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe de projet se sentent profondément impliqués et intéressés par l’objectif ultime.
