La législation prescrit une durée de conservation des documents comptables. Par exemple, vous êtes obligé d’archiver les factures de vos clients et fournisseurs. Vous voulez savoir quelle est la durée de conservation des documents comptables exigée par la loi ? Cet article vous dira tout ce que vous devez savoir sur cette période de conservation obligatoire. Des différentes méthodes de conservation aux risques liés à la non-conformité, en passant par les outils nécessaires.
Conservation des documents comptables : comment faire ?
Conserver les documents comptables est une nécessité pour suivre l’activité de l’entreprise mais aussi pour effectuer les déclarations auprès de l’administration fiscale. Numérique ou papier, c’est à vous de choisir.
En optant pour une sauvegarde numérique des fichiers, vous évitez le risque de perte, mais vous garantissez également la sécurité de vos documents. Vous pouvez choisir une solution de stockage en ligne qui, en plus de la sécurité, vous garantit un accès instantané et facile à vos documents.
Ainsi, vous pouvez choisir un logiciel de comptabilité pour votre entreprise qui correspond à vos besoins et à votre budget. Toutefois, si vous optez pour une solution numérique, sachez que vous devrez respecter certaines obligations. Vous devez notamment faire attention aux conditions de stockage et assurer la protection de vos données. L’objectif est de garantir l’intégrité des documents stockés, de maintenir la fiabilité et la valeur des documents originaux.
Quelle est la durée légale de conservation des documents comptables ?
La durée de conservation dépend du type de documents stockés :
- Les factures clients et fournisseurs doivent être conservées pendant 10 ans, après la clôture de l’exercice comptable. Il s’agit d’une durée minimale pendant laquelle votre entreprise doit tenir les documents comptables à la disposition des services de contrôle de l’administration. Si vous le jugez utile ou nécessaire, il est possible de les archiver pour une période plus longue que les 10 ans.
- Pour les contrats immobiliers, la durée de conservation est relativement plus longue. La loi exige qu’ils soient conservés pendant au moins 30 ans.
- Pour les factures reçues par voie électronique, le délai de conservation est de 3 ans après la clôture de votre comptabilité. Il convient également de noter qu’une facture reçue au format numérique doit être conservée dans ce format pendant 3 ans, après quoi ? Il est possible de les conserver en format papier pendant 10 ans.
- Les documents commerciaux classés dans les registres comptables sont conservés pendant au moins 5 ans.
- Les documents fiscaux doivent être conservés pendant une période de 3 années civiles après l’année au cours de laquelle l’impôt est devenu exigible. Il s’agit notamment des déclarations d’impôt sur les sociétés et sur le revenu, des charges sociales et de la TVA.
- Les documents relatifs aux déclarations sociales ont une durée minimale de 3 ans, tandis que les documents sociaux propres aux sociétés commerciales ont une durée minimale de 5 ans. Ces documents comprennent les statuts et les registres de la société.
Pourquoi devriez-vous conserver vos documents comptables ?
Conserver vos factures vous permet de garder la trace des transactions effectuées dans les délais impartis. Cela est utile pour prouver les termes d’un échange commercial, notamment en cas de désaccord avec un client ou un fournisseur.
Il est également essentiel d’être prêt à fournir des documents si l’administration fiscale en fait la demande lors d’un contrôle inopiné. En archivant les factures demandées, vous pouvez démontrer à l’administration fiscale que votre entreprise répond de manière appropriée à ses exigences.
En outre, en conservant vos documents, vous maintenez la traçabilité de vos déclarations. Le choix d’une société de comptabilité est un moyen de les sécuriser. Ainsi, vous bénéficiez d’un système de gestion comptable en ligne spécialisé.
L’accès à vos documents comptables sera également simplifié, et vous pourrez les localiser à tout moment. Nous vous rappelons que la durée de conservation des documents comptables est fixée par la loi et que vous devez la respecter.
Pénalités infligées
Vous risquez des sanctions si vous ne respectez pas ces délais de conservation ou si vous refusez de les communiquer. Par exemple, si vous ne pouvez pas accéder à vos documents lors d’un contrôle, l’administration fiscale peut considérer cela comme une infraction et prélever une taxe automatique sur votre chiffre d’affaires.
