5 étapes pour choisir la meilleure agence de communication (sans se tromper)

115 000, c’est le nombre de médias référencés en France (étude EY 2015). Il n’est pas facile de s’y retrouver lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Le choix est large mais vos besoins sont très précis. La communication est essentielle à la croissance de votre entreprise et vos attentes sont élevées.

Comment trouver la meilleure entreprise média qui réponde le mieux à vos attentes et à votre budget ? Comment faire? Comment être sûr de ne pas se tromper et d’engager la bonne agence ?

Pas de panique, voici une méthode simple en 5 étapes à suivre à la lettre pour trouver l’entreprise média de vos rêves.

Etape 1 : Rédiger un brief

Présenter son entreprise

Le premier point, et certainement le point le plus important pour éviter toute erreur :

Vous devez répondre aux besoins de votre entreprise avec un brief. Il doit être précis et clair. L’agence aura donc une vision claire de vos attentes.

Il est important que tous vos collaborateurs soient présents lors de la rédaction du brief pour avoir une vision partagée de votre entreprise et de son avenir.

Repartir de zéro : fournir des informations sur votre entreprise. Rédigez une déclaration sur vos opérations, votre équipe, votre culture et vos valeurs, puis passez à une présentation sur votre marché, vos concurrents et vos clients.

Faire le bilan de votre communication

Ensuite, faites un inventaire de vos coordonnées. Comment communiquez-vous aujourd’hui ? Par quel média/canal ? Quel est le résultat? Avez-vous déjà contacté une agence média ? À quelles fins ? La préparation d’un historique de communication vous permet de vous souvenir des développements, des problèmes et des attentes.

Définir votre objectif

Une fois ce travail effectué, vous pouvez définir vos attentes. Le contexte, les buts et les objectifs doivent être clairement énoncés. Vous devez définir votre mise :

Vous êtes confronté à un problème de branding et de positionnement ? Efficacité? Vous lancez un nouveau produit ? Voici des exemples plus précis :

« Face à l’émergence de nouveaux concurrents, nous avons souhaité accroître notre visibilité sur les réseaux sociaux auprès des dirigeants de PME de la région parisienne », « A l’occasion de l’anniversaire des 20 ans, nous souhaitons reconstruire notre marque pour être plus pertinente pour notre clients. »

Réfléchir à votre budget

Vous devez établir un budget en fonction de vos objectifs. Ce budget dépend généralement du temps qu’il faut à l’agence pour exécuter votre projet. Vous pouvez spécifier un zéro ou une fourchette de prix. L’agence média pourra ainsi adapter ses propositions.

Fixer le périmètre de l’agence

Enfin, réfléchissez au périmètre que vous souhaitez donner à l’agence :

le cadre de coopération, les délais. Scope indique si l’agence est en charge de l’ensemble de la gestion du projet :

De la création du message à la campagne de diffusion.

En bref

Pour résumer, un bon résumé fait 3-4 pages qui répondent de manière complète et précise aux questions suivantes :

Qui sommes-nous ? (Raison sociale, produit ou service, équipe, culture, valeurs)

Quel est notre environnement ? (Marché, Concurrents, Clients, Offres)

Comment communiquons-nous aujourd’hui ? (Canal, résultats, historique des actions réalisées)

Quel est notre objectif ? (Contexte, attentes et objectifs, indicateurs quantitatifs)

Quels sont les cadres de la tâche ? (Budget, délai) 

Etape 2 : Déterminer les critères clés de l’agence idéale

La clé est de trouver une entreprise de médias qui correspond à votre entreprise (et à votre budget !). Il y a autant d’agences que de besoins.

Vous ne parlerez pas à la même entreprise si vous étiez le fondateur d’une start-up ou le responsable de la communication d’une filiale du CAC 40. De même, si vous voulez vous internationaliser, mieux vaut éviter le local. Les agences peuvent ne pas disposer des outils et des compétences nécessaires.

À partir de votre brief, dressez un portrait composite de l’entreprise idéale et établissez une liste de critères. Voici quelques exemples de critères qui peuvent vous aider à déterminer la meilleure entreprise média :

Exemple de critères de sélection

  • Organisme professionnel ou général
  • Taille du concessionnaire
  • Emplacement
  • Secrets dans le domaine du résumé
  • Connaissance de l’industrie

Étape 3 : Constituer une première liste d’agences

Maintenant que vous savez exactement ce que vous voulez, il est temps de faire votre première liste d’agents.

Si vous avez un nom d’agent en tête, passez au crible chaque agent selon vos critères de sélection.

Si vous n’en avez pas, voici quelques conseils pour en construire un.

Demandez à votre réseau des recommandations en publiant votre recherche sur Linkedin/Facebook ou en demandant directement à vos contacts avec quelles agences ils travaillent ou s’ils connaissent des agences de qualité.

Effectuez une recherche Google et notez quelles agences apparaissent dans les résultats. Une fois cette liste établie, retrouvez les informations clés sur ces agences et faites un tableau comparatif en fonction de vos critères. Note-les sur une échelle de 1 à 10, puis fais le premier écrémage de glace pour garder une dizaine de dealers.

Recette: Vous pouvez appliquer des pondérations en fonction de l’importance des critères. Par exemple, si une présence internationale vous est nécessaire, appliquez un facteur 3 sur cette ligne.

Etape 4 : Sélectionner les 3 ou 4 agences les plus pertinentes

Il est maintenant temps de se mettre au travail et de s’intéresser aux antécédents de l’agent pour savoir s’il a été avec une entreprise « similaire » à la vôtre concernant votre problème. 

Faire un tour des références

Pour choisir la meilleure entreprise média, il faut se renseigner sur ses références et ses réalisations. Visitez leur site Web, leur profil Linkedin ou leur page Facebook. Habituellement, les agences fournissent leurs portefeuilles. Vous pourrez avoir un aperçu de première main de ce qu’ils font et savoir s’ils sont capables de répondre à vos besoins.

Aussi, essayez de recueillir un maximum d’avis et retours clients en consultant les témoignages sur le site du revendeur, sur Google, Facebook ou sur Trustfolio (anciennement PrestaShare) (solution que nous recommandons vivement). Vous pouvez également contacter ces agences pour un portfolio plus détaillé. C’est un bon moyen de tester leur réponse.

En savoir plus sur les interlocuteurs internes

Vous devez savoir à qui vous parlerez quotidiennement. Qui prendra soin de moi ? Combien de clients cette personne gère-t-elle simultanément ? À quelle fréquence pouvons-nous nous enregistrer ? Sous quelle forme ? Sur combien de projets cette personne travaille-t-elle ? Par exemple, si elle gère 10 projets à la fois, elle est déjà très occupée et ne pourra peut-être pas répondre. C’est aussi l’occasion de découvrir l’équipe. Les forces et les faiblesses doivent être identifiées et les dossiers qualifiés recherchés en interne. Consultez leur profil Linkedin pour le savoir. 

Connaître la disponibilité et le niveau d’accompagnement

Pour le choix de la meilleure agence média, valorisez le temps qu’elle peut vous accorder. Renseignez-vous sur le niveau de soutien qu’elle peut vous apporter. Selon le budget que vous lui allouez, il mettra son personnel prêt à vous servir. Vous pouvez choisir de vous engager dans certaines réunions (par téléphone ou en personne) et/ou dans une communication régulière. N’oubliez pas que la plupart du temps, une entreprise de médias facturera à ses clients le temps passé par chacun de leurs collaborateurs sur chaque projet. A l’issue de cette étape, vous aurez une présélection de 3 ou 4 agents à qui vous pourrez soumettre un récapitulatif et prendre rendez-vous !

Etape 5 : Rencontrez les pour choisir la meilleure 

Concentrez-vous sur l’humain

Une belle collaboration commence par une belle rencontre ! Rendez-vous en agences pour rechercher leurs propositions mais aussi pour savoir qui sera votre prochain collaborateur. Prenez le temps de visiter leurs bureaux, de rencontrer des groupes, de discuter et de poser des questions : Pourquoi êtes-vous dans l’industrie des médias ? Quelle est la philosophie de l’agence ? Qu’aimez-vous dans votre travail?

N’oubliez pas que le travail de l’agent sera de promouvoir votre entreprise en votre nom. Ce serait très compliqué sans accord. Il faut établir une relation de confiance et avoir un vrai « feeling » pour eux. Vous devez faire en sorte qu’au moins une des entreprises pense « c’est l’équipe avec laquelle je veux travailler! » “. Si ce n’est pas le cas, revenez aux étapes précédentes et élargissez votre portée d’agents potentiels.

Faire l’évaluation finale

Vous trouverez ci-dessous une liste (non exhaustive) de critères qui peuvent vous aider à choisir et à évaluer quelle est la meilleure entreprise de médias pour vous. Pour chacun de ces critères, attribuez à chaque agence une note de 1 à 5.

 

                                                                                   

                                                                                     Agence 1❌                                       

                                      

          Agence 2✅

Compréhension du brief 4 5
Impact et originalité de la proposition 4 3
Qualité et clarté de la proposition 4 4
Capacité à aller plus loin que le brief 3 4
Adéquation avec la stratégie et les objectifs 5 4
Rapport Qualité / Prix 2 4
Implication de l’équipe 4 5
Interlocuteur 4 4
Feeling / Humain 3 5

 

 Il est essentiel que chaque employé concerné soit présent à cette étape afin que vous puissiez comparer et agréger vos évaluations.

Voilà, vous avez choisi la meilleure agence média ! Pensez à remercier les agences que vous avez rencontrées et que vous n’avez pas choisies. Ils ont investi du temps et des ressources humaines dans votre projet et méritent d’être informés.

Vous pouvez commencer à collaborer en toute confiance, et n’oubliez pas que vos efforts de communication seront payants à long terme !

 

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