De plus en plus d’entreprises font confiance aux coffres-forts numériques pour leur gestion quotidienne. Cette solution offre des avantages indéniables, notamment en termes d’organisation, et peut également répondre aux obligations légales.
Un coffre-fort numérique : de quoi s’agit-il ?
A l’ère de la dématérialisation, une solution de coffre-fort numérique semble convenir à toute entreprise à la recherche d’une meilleure gestion au quotidien. Les coffres-forts électroniques, également appelés coffres-forts électroniques ou coffres-forts virtuels, sont des espaces numériques très simples où vous pouvez trier tous les fichiers et documents confidentiels de votre entreprise. Cette archive électronique protège contre le vol et la perte. Certains documents peuvent être stockés dans des coffres-forts numériques pour les protéger de l’expiration.
Comment fonctionnent les coffres-forts numériques ?
Les coffres-forts en ligne sont conçus pour servir à la fois l’entreprise et ses employés. Cet outil de stockage standardisé est simple d’utilisation et garantit une sécurité optimale à ses utilisateurs. En effet, par rapport aux plateformes de collaboration en ligne, les coffres-forts offrent un système de sceau numérique qui optimise la sécurité de chaque document.
Après avoir soumis les fichiers, les auteurs peuvent les signer électroniquement. Une empreinte numérique peut également être prise lors du dépôt pour éviter les modifications non autorisées. Cela garantit l’intégrité des documents archivés.
Une solution de coffre-fort numérique pour respecter ses obligations légales
Choisir un coffre-fort numérique en ligne, c’est aussi s’assurer de respecter ses obligations légales. Par exemple, les entreprises doivent fournir à leurs employés des bulletins de paie électroniques pendant 50 ans. Dans certains cas, les documents doivent être conservés jusqu’à ce que l’employé atteigne l’âge de 75 ans. La solution a été trouvée dans le coffre-fort numérique de l’entreprise.
Chaque bulletin de paie est stocké dans un emplacement sécurisé et accessible depuis n’importe quel outil connecté. L’entreprise ou ses employés peuvent y accéder simplement en vérifiant leur identité avec un mot de passe. Outre les fiches de paie, les contrats, les offres, etc. peuvent également être stockés dans le coffre-fort virtuel. Il peut être utilisé pour protéger tous les documents confidentiels de l’entreprise ou de ses employés. Un coffre-fort en ligne est donc un outil efficace pour optimiser la gestion du personnel. Cependant, vous pouvez utiliser n’importe quel service.
Profiter d’un gain de place considérable grâce à un coffre-fort électronique
La dématérialisation a effectivement éliminé le besoin d’avoir une salle d’archives interne. Tous les documents peuvent être soumis directement en ligne. Les équivalents papier peuvent être recyclés à moins qu’ils ne soient légalement tenus d’être stockés. Grâce aux coffres-forts numériques, chaque entreprise fait sa part pour l’environnement en limitant l’utilisation du papier dans divers processus.
Inutile de dire que cela affecte également les dépenses de l’entreprise. Avec cette solution, vous pouvez réaliser d’importantes économies, d’environ 10 cents par document en moyenne.
L’utilisation d’un coffre-fort en ligne simplifie également les processus internes. Les employés peuvent traiter la paie en ligne à partir de leur coffre-fort numérique personnel sans avoir à se rendre aux RH. Cela permet de gagner beaucoup de temps et d’améliorer la communication entre les différents services. Le temps ainsi économisé peut être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’e-coffre fort : un allié de taille pour valoriser l’image de l’entreprise
Aujourd’hui, la plupart des employés s’efforcent de se développer dans des entreprises modernes. En leur fournissant des coffres-forts numériques, leurs employeurs véhiculent cette image. L’utilisation d’un tel outil améliorera l’expérience des employés et les motivera davantage à fidéliser. Les coffres-forts en ligne ont un effet tout aussi positif sur les relations que les entreprises entretiennent avec leurs clients et leurs fournisseurs.
Par conséquent, la mise en place d’un coffre-fort numérique présente des avantages indéniables pour votre entreprise. Il s’agit de trouver et de choisir le meilleur coffre-fort électronique.
