La facturation électronique devient de plus en plus populaire dans les entreprises car elle simplifie le processus de facturation et aide à réduire les dépenses à l’ère numérique. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent éliminer les factures papier et la saisie de données fastidieuses en échangeant des documents par voie numérique. La facturation électronique aide les entreprises à gagner du temps et de l’argent en rationalisant le processus de facturation, du devis au paiement.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Avec la facturation électronique, les factures sont créées, envoyées, reçues et traitées numériquement au lieu de traiter manuellement les factures papier à chaque étape. De nombreuses entreprises utilisent des outils de facturation électronique tels que Teamleader pour faciliter la facturation.
Pourquoi passer à la facturation électronique ?
La facturation électronique devient de plus en plus populaire car le gouvernement français rend obligatoire la facturation électronique pour les entreprises assujetties à la TVA. Oui, vous avez bien entendu ! L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises prennent cette mesure est de se conformer aux réglementations établies par le gouvernement français.
Pour se conformer aux réglementations gouvernementales, à partir du 1er janvier 2020, toutes les factures à destination des provinces françaises devront être envoyées par voie numérique via Chorus Pro. Depuis son lancement en 2017, environ 140 millions de factures ont été échangées via ce réseau. Cependant, les factures papier sont toujours répandues dans les transactions B2B, créant des coûts inutiles pour les entreprises.Les entreprises françaises assujetties à la TVA devront utiliser la facturation électronique pour leurs opérations à partir de 2022, conformément à l’article 26 de la loi de finances rectificative.
L’objet de cette délégation est très divers.
Premièrement:
Nous visons à améliorer la compétitivité des entreprises en favorisant la numérisation. Cela réduit entre autres le travail administratif, accélère le processus de paiement et augmente la production. Par rapport au coût des timbres-poste, les entreprises dépensent moins de 1 € en factures électroniques.
Deuxièmement:
Ce type de facture facilite le pré-remplissage des déclarations de TVA et réduit la charge administrative pour les entreprises.
Un troisième objectif est d’améliorer la détection des fraudes au profit des entreprises honnêtes.
Enfin, la facturation électronique vise à améliorer la connaissance en temps réel des activités de l’entreprise. En effet, cela nous permet de suivre de près nos clients et ainsi de mieux piloter les politiques économiques de notre entreprise. Avantages de la facturation électronique.
La décision des entreprises et des entreprises de passer à la facturation électronique présente certains avantages.
1. Réduction des coûts
Les entreprises peuvent économiser de l’argent en passant aux factures électroniques, car elles réduisent le besoin de factures papier. Cet outil réduit le temps et les ressources nécessaires pour imprimer, envoyer et stocker les factures papier et saisir les données RH.
2. Efficacité accrue
Le temps et les efforts nécessaires pour créer, envoyer et traiter les factures peuvent être réaffectés à d’autres tâches grâce à la facturation électronique. Vous pouvez programmer une facturation automatique pour envoyer des factures périodiquement ou lors d’événements spécifiques tels que l’achèvement d’un projet ou l’épuisement des stocks.
3. Simplifiez les paiements
Les paiements peuvent être traités plus rapidement avec les factures électroniques car les factures sont envoyées par voie électronique et reçues immédiatement. Cela améliore les flux de trésorerie et réduit les coûts de recouvrement en même temps.
4. Précision améliorée
La facturation électronique est moins sujette aux erreurs que la saisie papier ou manuelle des données. Notre système de facturation électronique permet la validation préprogrammée des données et la vérification des erreurs pour garantir le plus haut niveau d’exactitude et d’exhaustivité dans chaque facture.
5. Visibilité améliorée
Le suivi et le reporting en temps réel des factures envoyées et reçues via la facturation électronique permettent une plus grande transparence dans le processus de paiement. Cela peut améliorer la capacité d’une entreprise à anticiper et à planifier l’avenir en maîtrisant le processus de facturation.
6. Sécurité renforcée
Le cryptage et la transmission sécurisée des données de facturation électronique garantissent la sécurité de vos données financières. Cela aide les entreprises à se conformer aux réglementations et à réduire le risque de fraude.
Étapes pour préparer votre entreprise à la transition vers la facturation électronique
1. Évaluez votre processus de facturation actuel
Passez en revue vos méthodes de facturation actuelles et faites attention aux différents types de factures que vous créez, au nombre de factures que vous envoyez et aux méthodes que vous utilisez pour les suivre. Par exemple, vous utilisez peut-être encore un système de comptabilité papier ou un logiciel obsolète, qui sont tous deux inefficaces et doivent être remplacés.
2. Trouver une solution de facturation électronique
Explorez les différentes options de facturation électronique disponibles et analysez leurs prix et leurs fonctionnalités. Par exemple, une application telle que Teamleader peut être utilisée pour créer des factures électroniques. Exemple de facturation
Teamleader est une application basée sur le cloud qui fournit une solution complète pour la facturation, le suivi des paiements et d’autres tâches liées à la facturation. La fonctionnalité de facturation personnalisable permet aux entreprises de créer des modèles de facture personnalisés. Vous pouvez également programmer des frais automatiques récurrents pour les clients réguliers.
Teamleader peut s’intégrer à votre logiciel de comptabilité ou fournir une solution d’exportation de données compatible avec n’importe quel logiciel de comptabilité. Enfin, Teamleader Focus peut être intégré à d’autres applications métier pour simplifier votre processus de facturation et de paiement. La plate-forme offre une variété de méthodes de paiement, y compris des méthodes de paiement en ligne, permettant aux clients de payer leurs factures en temps opportun et en toute sécurité.
3. Introduction du logiciel de facturation électronique
Une fois que vous avez choisi un système de facturation électronique, vous devez commencer à l’utiliser au sein de votre entreprise. Cela comprend la formation des employés à l’utilisation du programme, la création de modèles de facture et l’intégration du logiciel aux systèmes de comptabilité et de paiement.
Par exemple:
Vous pouvez utiliser un programme comme Teamleader Focus qui facilite la création de factures. Les factures peuvent être générées à partir de n’importe quel mode de saisie. Les salaires horaires peuvent être ajustés individuellement pour chaque employé ou catégorie d’emploi, et des taux de TVA standard et personnalisés sont disponibles. Vous pouvez générer des notes de crédit à partir de factures. La facturation est simple et personnalisable selon vos besoins spécifiques, ce qui vous fait gagner du temps sans sacrifier la qualité.
4. Communication avec les clients
Faites savoir à vos clients que vous allez bientôt passer aux factures électroniques. Expliquez les avantages du nouveau système et expliquez comment les factures électroniques sont traitées et reçues. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail ou une newsletter pour expliquer les avantages de la facturation électronique à vos clients. L’avis peut également expliquer comment accéder et payer votre facture électronique.
5. Testez le système
Testez votre système avec un nombre limité de clients ou de factures avant de passer à la facturation entièrement électronique. Cela identifie les problèmes système et les bogues qui doivent être corrigés avant de les diffuser à tous les clients. Par exemple, vous pouvez tester votre logiciel de facturation électronique avec un groupe sélectionné de clients et suivre les délais de réponse des clients et de traitement des commandes.
6. Contrôle et évaluation
Une fois que le système est activé et fonctionne correctement, son efficacité doit être surveillée et des modifications doivent être apportées. Cela comprend le suivi de mesures telles que le temps de traitement des factures et la satisfaction des clients et l’utilisation de ces données pour améliorer nos systèmes. Par exemple, les temps de traitement et les réactions des clients peuvent être enregistrés et le logiciel ou le processus de facturation ajusté en conséquence.
7. Former votre équipe
Assurez-vous que votre équipe est formée à l’utilisation du logiciel de facturation électronique, à la gestion du processus de facturation et à la résolution des problèmes. Par exemple, vous pouvez former vos employés à l’utilisation du programme et à la résolution de problèmes courants. En suivant ces étapes, vous pouvez faire passer votre entreprise à la facturation électronique, gagner du temps et de l’argent tout en améliorant l’efficacité de votre entreprise.
Comment créer une facture électronique ?
Teamleader Focus vous permet de créer des factures électroniques. Les factures peuvent être créées à partir de zéro avec un suivi du temps (heures facturables du projet) et des heures facturables récurrentes du projet. Teamleader facilite la création de factures dans de nombreuses devises différentes. Les factures peuvent être créées, envoyées, gérées et envoyées par e-mail en quelques clics. Teamleader propose également des solutions compatibles avec les logiciels de comptabilité et propose des modèles de factures modifiables.
En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles respectent ces normes tout en bénéficiant d’une efficacité accrue et de coûts réduits. Comme mentionné ci-dessus, les entreprises françaises sont désormais tenues de mettre en place des factures électroniques afin de se conformer à la législation gouvernementale. Selon la loi de finances rectificative pour 2022, les entreprises immatriculées en France assujetties à la TVA doivent utiliser la dématérialisation des factures dans leurs transactions avec les autres entreprises.
Teamleader permet également aux organisations de passer facilement à la facturation électronique, de respecter les normes réglementaires et d’améliorer les processus de facturation. Qu’est-ce que tu cherches à essayer Teamleader Focus gratuitement pendant 14 jours !
4. Communication avec les clients
Faites savoir à vos clients que vous allez bientôt passer aux factures électroniques. Expliquez les avantages du nouveau système et expliquez comment les factures électroniques sont traitées et reçues. Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail ou une newsletter pour expliquer les avantages de la facturation électronique à vos clients. L’avis peut également expliquer comment accéder et payer votre facture électronique.
5. Testez le système
Testez votre système avec un nombre limité de clients ou de factures avant de passer à la facturation entièrement électronique. Cela identifie les problèmes système et les bogues qui doivent être corrigés avant de les diffuser à tous les clients. Par exemple, vous pouvez tester votre logiciel de facturation électronique avec un groupe sélectionné de clients et suivre les délais de réponse des clients et de traitement des commandes.
6. Contrôle et évaluation
Une fois que le système est activé et fonctionne correctement, son efficacité doit être surveillée et des modifications doivent être apportées. Cela comprend le suivi de mesures telles que le temps de traitement des factures et la satisfaction des clients et l’utilisation de ces données pour améliorer nos systèmes. Par exemple, les temps de traitement et les réactions des clients peuvent être enregistrés et le logiciel ou le processus de facturation ajusté en conséquence.
7. Former votre équipe
Assurez-vous que votre équipe est formée à l’utilisation du logiciel de facturation électronique, à la gestion du processus de facturation et à la résolution des problèmes. Par exemple, vous pouvez former vos employés à l’utilisation du programme et à la résolution de problèmes courants. En suivant ces étapes, vous pouvez faire passer votre entreprise à la facturation électronique, gagner du temps et de l’argent tout en améliorant l’efficacité de votre entreprise.
Comment créer une facture électronique ?
Teamleader Focus vous permet de créer des factures électroniques. Les factures peuvent être créées à partir de zéro avec un suivi du temps (heures facturables du projet) et des heures facturables récurrentes du projet. Teamleader facilite la création de factures dans de nombreuses devises différentes. Les factures peuvent être créées, envoyées, gérées et envoyées par e-mail en quelques clics. Teamleader propose également des solutions compatibles avec les logiciels de comptabilité et propose des modèles de factures modifiables.
En adoptant la facturation électronique, les entreprises peuvent s’assurer qu’elles respectent ces normes tout en bénéficiant d’une efficacité accrue et de coûts réduits. Comme mentionné ci-dessus, les entreprises françaises sont désormais tenues de mettre en place des factures électroniques afin de se conformer à la législation gouvernementale. Selon la loi de finances rectificative pour 2022, les entreprises immatriculées en France assujetties à la TVA doivent utiliser la dématérialisation des factures dans leurs transactions avec les autres entreprises.
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